Datenschutzhinweise für Auftraggeber

Überblick

Diese Hinweise erläutern, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen unserer Aufträge verarbeiten, also bei Gutachten, Kurzbewertungen, Stellungnahmen und Beratungen. Sie erfüllen unsere Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO.

Die Hinweise richten sich an:

• Auftraggeber und Interessenten, die ein Angebot angefragt haben
• Vertreter und Bevollmächtigte unserer Auftraggeber, etwa Steuerberater, Rechtsanwälte, Verwalter oder Erben
• Dritte, deren Daten wir im Rahmen eines Auftrags verarbeiten, ohne selbst mit ihnen in Kontakt zu stehen, etwa Eigentümer, Miteigentümer, Mieter, Pächter oder Hausverwaltungen

Für den Besuch unserer Website gilt unsere Datenschutzerklärung.

Stand: Oktober 2026

Verantwortlicher

Schiffer Immobiliensachverständige GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer André Schiffer
Gladbacher Straße 7, 40219 Düsseldorf
Telefon: 0211 879786-60
E-Mail: mail@schiffer.immo
Amtsgericht Düsseldorf, HRB 100949

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns über diese Kontaktdaten.

Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Welche Daten wir im Einzelnen verarbeiten, hängt vom Auftrag ab. Typisch sind:

• Kontakt- und Vertragsdaten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Firma, Vertreter, Auftragsinhalt (vom Auftraggeber)
• Identitäts- und Berechtigungsnachweise: Ausweiskopie, Vollmacht, Erbschein, Bestellungsurkunde, Handelsregisterauszug (vom Auftraggeber)
• Grundstücks- und Eigentumsdaten: Eigentümer, Miteigentumsanteile, Rechte und Belastungen im Grundbuch, Teilungserklärung (vom Auftraggeber, Grundbuchamt, Katasteramt)
• Bau- und Behördendaten: Bauakte, Baulasten, Altlasten, Erschließung, Denkmalschutz (vom Auftraggeber, von Bauaufsicht und anderen Behörden)
• Miet- und Nutzungsdaten: Mieter oder Pächter, Flächen, Mieten, Mietverträge, Mieterhöhungen (vom Auftraggeber, von der Hausverwaltung)
• Ortstermin: Fotos, Aufmaße, Notizen zum Zustand des Objekts (eigene Erhebung)
• Abrechnungsdaten: Rechnungsanschrift, Bankverbindung, Zahlungen (vom Auftraggeber)
• Kommunikation: E-Mails, Telefonnotizen, Termine (vom Auftraggeber und anderen Beteiligten)

Soweit der Auftraggeber uns bevollmächtigt, holen wir Unterlagen und Auskünfte auch selbst bei Behörden und anderen Beteiligten ein (siehe „Empfänger und Dienstleister“). Auf Fotos vom Ortstermin achten wir darauf, keine Personen abzubilden.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Angebot, Vertrag und Durchführung des Auftrags: Beantwortung von Anfragen, Erstellung und Übergabe des Gutachtens, Kommunikation und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Daten Dritter im Gutachten: Eigentümer-, Grundbuch- und Mietdaten verarbeiten wir, soweit sie für eine fachgerechte Bewertung erforderlich sind. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse und das unserer Auftraggeber an einem vollständigen und richtigen Gutachten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Grundbuchauskünfte erhalten wir nur bei berechtigtem Interesse nach § 12 GBO.
• Identitätsprüfung: Schutz vor Betrug und Missbrauch, etwa wenn sich jemand als Eigentümer ausgibt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Gesetzliche Pflichten: Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Rechtsansprüche: Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Ansprüchen, etwa bei Rückfragen von Finanzämtern oder Gerichten zum Gutachten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne die notwendigen Angaben und Unterlagen können wir den Auftrag nicht oder nur eingeschränkt ausführen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Identitätsprüfung und Ausweiskopie

Vor Beginn eines Auftrags prüfen wir die Identität des Auftraggebers und seine Berechtigung in Bezug auf das Objekt. Dazu bitten wir um eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses und gegebenenfalls um weitere Nachweise wie eine Vollmacht oder einen Erbschein. Hintergrund sind Fälle, in denen sich Unbefugte als Eigentümer oder Kaufinteressenten ausgegeben haben.

Auf der Ausweiskopie können Sie alle Angaben außer Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdatum schwärzen, insbesondere Zugangsnummer (CAN), Seriennummer und Foto. Wir verwenden die Kopie ausschließlich zur Identifizierung und geben sie nicht weiter. Wir löschen sie spätestens drei Jahre nach Abschluss des Auftrags.

Empfänger und Dienstleister

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die den Auftrag bearbeiten. Dazu können freiberufliche Sachverständige gehören; sie arbeiten ausschließlich auf unseren Geräten und in unseren Systemen und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Außerdem setzen wir folgende Dienstleister ein. Sie verarbeiten die Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung; mit allen haben wir Verträge über Auftragsverarbeitung geschlossen (Art. 28 DSGVO).

• Hosting-Dienstleister: Server für unsere selbst betriebenen Systeme (Deutschland)
• Anbieter von Büro- und Kommunikationssoftware: E-Mail, Dokumentenablage, Videokonferenzen (EU; Zugriff aus den USA möglich)
• Telefonieanbieter: Telefonie (Deutschland)
• Anbieter von KI-Diensten: Unterstützung bei der Auftragsbearbeitung (EU und USA)
• DocEstate GmbH, Frankfurt am Main: Beschaffung von Grundbuch- und Behördenunterlagen mit Untervollmacht (Deutschland)
• Anbieter für Rechnungsstellung: Erstellung und Versand von Rechnungen (Deutschland)

In eigener Verantwortung erhalten Daten:

• Behörden, soweit wir Unterlagen anfordern, etwa Grundbuchamt, Katasteramt oder Bauaufsicht. Den Gutachterausschüssen übermitteln wir die Objektadresse, um Vergleichskaufpreise zu erhalten.
• Unser Steuerberater, soweit Rechnungs- und Zahlungsdaten für Buchführung und Steuererklärungen erforderlich sind.
• Finanzämter, Gerichte und andere Stellen, wenn Sie das Gutachten dort vorlegen oder uns mit einer Stellungnahme beauftragen, oder wenn wir gesetzlich zur Herausgabe verpflichtet sind.
• Weitere Dritte nur mit Ihrer Zustimmung, etwa Banken oder Kaufinteressenten.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Einsatz von KI-Diensten

Wir setzen KI-Dienste unterstützend bei der Bearbeitung von Aufträgen ein. Dabei nutzen wir ausschließlich geschäftliche Angebote, bei denen die Anbieter unsere Daten nur in unserem Auftrag verarbeiten und vertraglich ausgeschlossen ist, dass sie zum Training ihrer Modelle verwendet werden.

Die Verarbeitung erfolgt teils in Rechenzentren in der EU, teils in den USA (siehe „Übermittlung in Drittländer“).

Die Ergebnisse prüft stets ein Sachverständiger; die fachliche Beurteilung und alle Entscheidungen treffen Menschen, nicht die KI. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung Ihres Auftrags dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Auftragsbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

• Gutachten und Arbeitsunterlagen: 10 Jahre nach Abschluss des Auftrags
• Ausweiskopie: bis spätestens 3 Jahre nach Abschluss des Auftrags
• Rechnungen und Buchungsbelege: nach den gesetzlichen Fristen des Handels- und Steuerrechts
• Anfragen ohne Auftrag: bis zum Abschluss der Bearbeitung

Die Aufbewahrung der Gutachten dient der Nachweisführung bei Rückfragen von Finanzämtern und Gerichten, bei späteren Aktualisierungen und bei möglichen Ansprüchen aus dem Auftrag. Originalunterlagen, die Sie uns überlassen, geben wir nach Abschluss des Auftrags zurück. Nach Ablauf der Fristen löschen wir die Daten.

Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu US-Konzernen, sodass Daten dorthin übermittelt werden oder ein Zugriff von dort möglich ist. Für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO). Im Übrigen stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil unserer Verträge sind. Auf Anfrage nennen wir Ihnen die einzelnen Empfänger.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die gespeicherten Daten, ihre Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Diese Rechte stehen auch Dritten zu, deren Daten wir im Rahmen eines Auftrags verarbeiten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer Löschung entgegenstehen; Angaben, die für ein bereits erstelltes Gutachten wesentlich sind, können wir nur löschen, soweit dies mit unseren Nachweispflichten vereinbar ist.

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de